سلسلة احتراف الاكسس

[الشريف]

بسم الله الرحمن الرحيم

اهداف الدرس
1- تعريف قواعد البيانات.
2- خطوات تشغيل الـ Access.
3- الجداول Tables.
4- مهارة الانتقال من وضع التصميم إلى وضع إدخال البيانات.
5- مهارة نسخ جدول أو استعلام أو أي شئ آخر من قاعدة بيانات خارجية.
6- مهارة إحضار جدول من الـ Excel إلى الـAccess.
7- مهارة تغيير اسم الجدول أو نسخ الجدول.
8- تمرين الدرس القادمة.

1- تعريف قواعد البيانات
1) هي كم هائل من البيانات و لكنها مرتبة و منظمة بحيث يسهل الاستفادة منها.
2) هناك برامج أخرى تتعامل مع قواعد البيانات مثل ( FoxPro، Oracle ).
3) يطلق على البرامج التي تتعامل مع قواعد البيانات " Database Management System" و الإختصار هو DBMS " " أي نظام إدارة قواعد البيانات.
4) ملفات الـ Access تأخذ الإمتـــداد :
• " MDB " أي " Microsoft Database ".
• " MDE " أي " Microsoft Data Encrypt ".

ملاحظات
1) الـ Access موجهة للمبرمجين و ليس المستخدمين.
2) في حالة الرغبة في تشغيل ملف Access، تم إنشاءه من قبل بإستخدام Access XP، و نريــد أن نـفتح هــذا المـلـف في Access 97. نقوم بالخطوات الأتية :
• مــن داخــل Access XP نفـتح قائمــة Tools Database Utilities.
• Convert Database To Access 97 File Format.

2- خطوات تشغيل الـ Access
1) Start Programs Microsoft Access.
2) تظهر نافذة بها 3 إختيارات:
• Blank Database : قاعدة بيانات فارغة.
• Database Wizard : معــالج قواعـــد البيانات ( أي مجموعة من قواعد البيانات الفارغة مقدمة من شركة Microsoft ).
• Open an Existing Database : فتح قاعدة بيانات موجودة سابقاً.
2) أنشط Blank Database. تظهر نافذة " File New Database ".
3) نسمي قاعدة البيانات باسم " قاعدة بيانات جديدة " ثم Create.
4) رد الفعل تظهر نافذة " Database ", نلاحظ أن ملف قاعدة البيانات الذي سوف يكون له إمتداد (extension ) *.mdb من الأتي:
• Tables : يقصد بها الجداول يصممها المبرمج و يضع بها كل القواعد المطلوبة. علماً بأن الـ User لن يرى هذه الجداول أو يرى التصميم.
• Queries : يقصد بها الإستعلامات، يصممها المبرمج.
• Forms : أي النماذج التي يقوم المبرمج بتصميمها أيضاً و يسلمه للـ User.
• Reports : أي التقارير، يصممها المبرمج لكي يظهر ناتج عملية المنشأة، و أيضاً ستخدمها الـ User.
• Macros : عبارة عن مجموعة من البرامج الجاهزة المقدمة من شركة Microsoft لخدمة المبرمجين. حيث يقوم المبرمج استخدام الـ Macro و الاستفادة منه.
• Modules : الوحدات النمطية، أي بكتب المبرمج أوامر بلغة Access Basic و هي لغة تشبه Visual Basic.


• الفرق بين الـ Macro و الـ Modules
Macro Modules
برامج صغيرة جاهزة لابد كتابة أوامر به

عند تسليم البرنامج هناك 3 احتمالات:
• أن تسلم العميل قاعدة البيانات بشرط أن يكون لديه Access.
• أن تدخل قاعدة البيانات داخل الـ Visual Basic و تحصل على ملف يأخذ امتداد ( extension ) فيكون كالأتي" *.exe ". وفي هذه الحالة ليس من الضروري أن يكون لدى العميل برنامج الـ Access.
• أن يقوم المبرمج بالاستعانة ببرنامج يسمى Tool Kit. وهذا البرنامج يقوم بتحويل ملفات الـ Database ملفات *.exe.

3- الجداول Tables
1) نضغط على Table New Design View.
2) تظهر نافذة " Table " مقسمة إلي 3 أقسام:
Field Name ( اسم الحقل ):
يكتب اسم الحقل مع مراعاة الشروط الأتية:
• لا يزيد عن 64 حرف أو رقم.
• يبدأ بحرف و لا يبدأ برقم، وكذلك لا يبدأ بمسافة.
• من المستحسن أن يكون باللغة الإنجليزية.
Data Type ( نوع الحقل ) :
• Text: هو الحقل النصي و هو يقبل أرقام و حروف، و لا يمكن إجراء عمليات حسابية على الأرقام التي تدخل فيه, و الحد الأقصى 255 حرف أو رقم, مثال لذلك " الاسم ".
• Memo: هو حقل يقبل أرقام و حروف حتى 6000 حرف أو رقم. و اكن بعيبه انه لا يمكن عمل Query عليه, مثال لذلك " السيرة الذاتية ".
• Number: الحقول الرقمية هي حقول تقبل أرقام فقط و لا تقبل حروف، و يمكن إجراء عمليات حسابية عليه، , مثال لذلك " المرتب الأساسي ".
• Data/Time: حقل الوقت و التاريخ هو حقل يقبل أوقات و تواريخ و يمكن إجراء عمليات حسابية عليه, مثال لذلك " تاريخ الميلاد ".
• Currency: حقل العملة هو حقل يشبه الحقول الرقمية و لكن يختلف في انه اكثر دقة و يظهر علامة العملة, مثال لذلك " صافي المرتب ".
• AutoNumber: حقل الترقيم التلقائي هو حقل يقوم آل Access بكتابة أرقامه تلقائياً, مثال المسلسل أي " كود الطالب "، " كود الصنف "، " كود الموظف ".
• Yes/No: هو حقل يختاره المبرمج حيث يكون هناك احتمالين, مثال لذلك " نوع الموظف " و " سداد الفاتورة " و " الديانة " و هكذا. و يلاحظ عند إدخال السجلات يظهر للمستخدم Check Box إذا وضع بداخله علامة ( صح ) تترجم إلى Yes و إذا تم تركه فارغاً تترجم إلى No.يمكن أن نكتب أمام الـ Description " ضع علامة ( صح ) أمام الموظفات و اتركه فارغاً أمام الموظفين".
• OLE Object: هو حقل يقبل صور و رسم بياني و هو اختصار لـObject Linking Embedded ويقصد به الكائنات المرتبطة المنضمة، إنها عبارة عن صور سوف ترتبط بالسجل.
• Hyperlink: هو حقل ارتباط تشعبي و يمكن من خلاله الدخول على موقع على الإنترنت و أيضا يمكن فتح ملف Word أو Excel.
Description ( وصف الحقل ) :
أي رســـالة و كأنها Online Help يكتبهــا المبرمج لتظهـــر للمســـتخدم في شــريط المعلومات Statues Bar.

خطوات حفظ الجدول:
1) نضغط على Save، تظهر نافذة " Save As ".
2) اكتب اسم الجدول و ليكن " بيانات الموظفين ".
3) تظهر رسالة تسال إذا أردنا نعمل Primary key أو لا. نختار No.
4) اغلق الجدول.

4- خطوات الانتقال من وضع التصميم إلى وضع إدخال البيانات
الطريقة الأولى من خلال Database Window:
نجد 3 Buttons :
Open: لفتح الجدول في وضع الـ Datasheet View.
Design: لفتح تصميم الجدول أي Design View.
New: من خلالها يمكن إنشاء جدول جديد.

الطريقة الثانية من خلال قائمة View:
Design View: الانتقال إلى وضع التصميم.
Datasheet View: الانتقال إلى وضع إدخال البيانات.

الطريقة الثانية من شريط الأدوات Table Datasheet :
حيث توجد أيكونه في هذا الشريط تعمل On/Off أو يكن الاختيار الوضع الذي نريد.

5- مهارة نسخ جدول أو استعلام أو أي شئ آخر من قاعدة بيانات خارجية
1) File Get External Data Import ( إحضار بيانات خارجية ).
2) تظهر نافذة " Import " بها ملفات قواعد البيانات.
3) اختار قاعدة البيانات ثم اضغط Import.
4) تظهر قائمة بالجداول و الاستعلامات و النماذج.
5) اختار شئ واحد ( Ctrl + Mouse ).اختار الكل ( Select All ) ثم Ok.

6- مهارة إحضار جدول من الـ Excel إلى الـAccess
1) File Get External Data Import.
2) اختار Microsoft Excel من Files of type.
3) أختار الملف الذي أريده ثم Double click أو Import.
4) تظهر نافذة اختار منها اسم الـ Sheet الذي أريده ثم Next.
5) انشط First Row Contains Column Headings ثم Next.
6) الـ Access يسأل إذا كنا نريد وضع البيانات في جدول جديد أو على جدول موجود سابقاً.
7) Next ثم Finish.

7- مهارة تغيير اسم الجدول أو نسخ الجدول
1) من خلال الـ Database window، ثم Right Click على أي جدول تظهر Short Menu.
2) بعد عمل Copy نقوم بعمل Paste في الفراغ.
3) تظهر نافذة أقوم بكتابة اسم الجدول الجديد.
4) و نفس الخطوات بالنسبة تغيير اسم الجدول.

8- تمرين الدرس القادمة
مطلوب عمل الأتي:
1) إنشاء قاعدة بيانات جديدة باسم " الدرس الثانية في قاعدة البيانات".
2) إنشاء جدول جديد به الحقول الآتية:
اسم الموظف Text
العنوان Text
نوع الموظف Yes/No
ديانة الموظف Yes/No
تاريخ الميلاد Date/Time
المرتب الأساسي Number
صورة الموظف OLE
3) يكتب Description لكل حقل.
4) يحفظ الجدول باسم " بيانات الموظفين ".
والى اللقاء مع الدرس الثانى من السلسه
مع تحيات الاستاذ / محمد الشريف